Kurz gesagt: Eine KI im Unternehmen braucht dasselbe wie eine neue Kollegin: eine Einarbeitung. Sie muss wissen, wie der Betrieb funktioniert, wer wofür zuständig ist und was sie sehen darf. Mit dem nubibase AI Hub starten Sie dafür mit Ihren vorhandenen Onboarding-Unterlagen. Der Unterschied zur Einarbeitung von Menschen: Nichts geht verloren, weil Ihre KI bei jeder Frage im Hub nachschlägt.
Warum Ihre KI eine Einarbeitung braucht
Ein KI-Werkzeug weiß viel über die Welt, aber nichts über Ihren Betrieb: welches System führend ist, wer die Auftragsabwicklung verantwortet, welche Regeln für Angebote gelten. Ohne Einarbeitung erklären Ihre Mitarbeitenden ihr das bei jeder Frage neu – jede und jeder ein bisschen anders. Es ist, als finge jeden Morgen eine neue Kollegin an, die niemand eingearbeitet hat.
Schritt 1: Mit den Onboarding-Unterlagen anfangen
Fast jedes Unternehmen hat Unterlagen für neue Mitarbeitende: Organigramm, Ansprechpartner, wichtige Abläufe, Regeln. Genau damit beginnt die Einarbeitung Ihrer KI. Sie legen die Unterlagen im nubibase AI Hub ab, die KI liest sie und schlägt vor, was daraus ins Abbild Ihres Betriebs gehört. Sie prüfen und geben frei. Der Vorteil: Sie fangen nicht bei null an, sondern mit dem, was Sie schon haben.
Schritt 2: Den Betrieb im Detail kennenlernen
Onboarding-Unterlagen erklären die Grundlagen. Damit Ihre KI aber Prozesse verbessern, Daten finden oder Lösungen bauen kann, braucht sie mehr: welche Software im Einsatz ist, wie die Systeme verbunden sind, welche Daten wo liegen und was erfahrene Kolleginnen und Kollegen wissen, aber nirgends steht. Das kommt in der Erstbestandsaufnahme dazu – mit zwei Workshops und einem Berater, nach zwei bis vier Wochen ist das Bild vollständig.
Schritt 3: Festlegen, was die KI sehen und tun darf
Auch eine neue Kollegin bekommt am ersten Tag nicht den Schlüssel zum Personalarchiv. Im nubibase AI Hub sieht Ihre KI nur, was die Person sehen darf, für die sie arbeitet. Inhalte lassen sich bis „streng vertraulich“ einstufen. Sie entscheiden, ob Vorschläge der KI direkt übernommen werden oder zuerst in die Prüfung gehen, und jeder Abruf wird protokolliert. Mehr dazu unter Sicherheit und Datenschutz.
Was anders ist als bei einer Einarbeitung von Menschen
Vieles ähnelt der Einarbeitung eines Menschen. Die Unterschiede im Überblick:
| Neue Kollegin | Ihre KI mit dem nubibase AI Hub | |
|---|---|---|
| Wissen | steckt im Kopf der Person | liegt im Hub, die KI schlägt bei jeder Frage nach – nichts geht verloren |
| Änderungen | müssen ihr erst erklärt werden | gelten sofort, die KI arbeitet mit dem neuen Stand |
| Nutzen | hilft vor allem ihr selbst | hilft doppelt: Das Wissen arbeitet auch echte neue Kolleginnen und Kollegen ein |
| Entscheidungen | trifft sie im Rahmen ihrer Rolle | bleiben bei den Menschen – die KI unterstützt und ersetzt niemanden |
Checkliste: Was in die Einarbeitung Ihrer KI gehört
- Organigramm und Zuständigkeiten
- die wichtigsten Prozesse mit ihren Teilschritten
- eingesetzte Software und wer sie betreut
- Regeln für den KI-Einsatz und Ihr Pflicht-KI-Hinweis
- Vorgaben für Dokumente im Firmendesign
- Ansprechpartner für Rückfragen
Anwendungsfall: KI einarbeiten → · So funktioniert’s →
Häufige Fragen zur Einarbeitung Ihrer KI
Was bedeutet KI-Onboarding?
KI-Onboarding heißt, einer KI im Unternehmen das Wissen zu geben, das sie für ihre Arbeit braucht: Prozesse, Zuständigkeiten, Systeme und Regeln. Statt dieses Wissen bei jeder Frage neu zu erklären, liegt es an einem Ort, von dem die KI es rechtegeprüft abruft.
Reichen unsere Onboarding-Unterlagen aus?
Für den Anfang ja. Sie decken die Grundlagen ab: Organisation, Zuständigkeiten, wichtige Abläufe. Was meist fehlt, etwa Schnittstellen, Datenflüsse und Erfahrungswissen, kommt in der Erstbestandsaufnahme dazu.
Merkt sich die KI das Gelernte?
Nicht die KI speichert das Wissen, sondern der nubibase AI Hub. Ihre KI schlägt bei jeder Frage dort nach. Das hat einen Vorteil: Ändert sich etwas im Hub, arbeitet die KI sofort mit dem neuen Stand.
Ersetzt die KI dann Mitarbeitende?
Nein. Die KI unterstützt Ihr Team bei Aufgaben, für die sie den Betrieb kennen muss. Entscheidungen bleiben bei Ihnen: Vorschläge der KI gehen je nach Einstellung zur Prüfung, und jeder Abruf wird protokolliert.