Kurz gesagt: In vielen Betrieben hängt wichtiges Wissen an einzelnen Personen: wie eine Schnittstelle wirklich funktioniert, welche Ausnahme im Auftrag gilt, wen man bei einem Problem anruft. Geht diese Person, geht das Wissen mit. Die Auswertung zum Wissensrisiko im nubibase AI Hub zeigt, wo das in Ihrem Betrieb der Fall ist – damit Sie es sichern, solange die Kollegin noch da ist.
Warum Wissen in einzelnen Köpfen ein Risiko ist
Jeder Betrieb hat sie: die Kollegin, die als Einzige weiß, warum die Rechnungsdaten zweimal übertragen werden, oder den Kollegen, der das alte Warenwirtschaftssystem seit Jahren betreut. Solange beide da sind, läuft alles. Fallen sie aus, steht ein Prozess still – oder er läuft weiter, aber niemand weiß mehr genau, warum.
Bis 2036 fehlen in Deutschland laut Institut der deutschen Wirtschaft 4,3 Millionen Arbeitskräfte. Wer in den nächsten Jahren in Rente geht, nimmt Erfahrung mit, die oft nirgends aufgeschrieben ist.
Schritt 1: Sichtbar machen, wo Wissen nur an einer Person hängt
Wissen lässt sich nur sichern, wenn man weiß, wo es fehlt.
Der erste Schritt ist ein ehrlicher Überblick. Im nubibase AI Hub ordnen Sie Prozesse, Systeme und Zuständigkeiten den Bereichen Ihres Betriebs zu. Die Auswertung zum Wissensrisiko zeigt dann je Bereich, wo Wissen nur an einer Person hängt, um welche Art von Wissen es geht und ob es eine Vertretung gibt.
Schritt 2: Das Wissen festhalten
Ist klar, wo das Risiko liegt, wird das Wissen festgehalten: Abläufe mit ihren Teilschritten, die Software dahinter und wer sie betreut, Schnittstellen und welche Daten wo liegen. Während der Closed Beta passiert das in der KI-gestützten Erstbefüllung. Nach zwei bis vier Wochen steht Ihre erste Landkarte.
Schritt 3: Das Wissen nutzbar machen
Festgehaltenes Wissen hilft nur, wenn es im Alltag gefunden wird. Im nubibase AI Hub liegt es an einem Ort, und Ihre KI schlägt bei jeder Frage dort nach. So profitieren auch neue Kolleginnen und Kollegen davon. Dabei sieht die KI nur, was die Person sehen darf, für die sie arbeitet, und jeder Abruf wird protokolliert. Mehr dazu unter Sicherheit und Datenschutz.
Was sich ändert, wenn Wissen gesichert ist
| Wissen im Kopf | Wissen im nubibase AI Hub | |
|---|---|---|
| Verfügbarkeit | nur, wenn die Person da ist | jederzeit, auch für die KI |
| Vertretung | muss sich alles neu erarbeiten | findet Abläufe und Zuständigkeiten an einem Ort |
| Einarbeitung | dauert, solange niemand Zeit hat | beginnt mit dem, was schon festgehalten ist |
| Änderungen | erreichen nicht alle | gelten sofort für alle, die damit arbeiten |
Checkliste: Wo Sie nach Wissensrisiken suchen sollten
- Aufgaben, die nur eine Person erledigen kann
- Systeme, die nur eine Person betreut
- Schnittstellen, deren Funktionsweise nirgends beschrieben ist
- Ausnahmen und Sonderfälle, die nur in Gesprächen weitergegeben werden
- Kolleginnen und Kollegen, die in den nächsten Jahren in Rente gehen
- Bereiche ohne festgelegte Vertretung
Mehr zum Integrationswissen → · So funktioniert’s →
Häufige Fragen zum Wissensrisiko
Was ist ein Wissensrisiko?
Ein Wissensrisiko besteht, wenn Wissen, das für einen Ablauf wichtig ist, nur an einer Person hängt. Fällt sie aus oder verlässt den Betrieb, fehlt dieses Wissen.
Woran erkenne ich Wissensrisiken in meinem Betrieb?
Typische Hinweise sind Aufgaben ohne Vertretung, Systeme mit nur einer betreuenden Person und Abläufe, die nirgends beschrieben sind. Die Auswertung zum Wissensrisiko im nubibase AI Hub zeigt das je Bereich, mit Wissensart und Vertretung.
Wie lange dauert es, das Wissen zu sichern?
In der Erstbefüllung erfassen wir mit Ihnen Prozesse, Systeme und Schnittstellen. Nach zwei bis vier Wochen steht Ihre erste Landkarte. Danach pflegen Sie es im Hub weiter.
Ersetzt das Festhalten das Gespräch mit erfahrenen Kollegen?
Nein. Das Gespräch bleibt der Weg, an das Wissen zu kommen. Der Hub sorgt dafür, dass es danach nicht wieder verloren geht.